Begrenzte Fortschritte beim Rückstand des Phoenix-Zahlungssystems, so der Generalrevisor

Kanadas Generalrevisor warnte am Montag in einem neuen Bericht, dass der Bundesregierung die Zeit davonläuft, um den Rückstand bei den Gehaltsabrechnungen im alten Phoenix-System zu beseitigen, wenn sie nicht möchte, dass ähnliche Fehler das neue Lohnabrechnungssystem beeinträchtigen.

Das Bundesministerium arbeitet daran, das fehleranfällige Phoenix-System durch das neue System Dayforce zu ersetzen, wobei alle Abteilungen und Behörden bis März 2031 auf die neue Plattform umgestellt werden sollen.

Ein am Montag veröffentlichter Bericht des Büros des Generalrevisors von Kanada besagt, dass die Regierung nur „begrenzte Fortschritte“ bei der Beseitigung eines Rückstands von über 233.000 Gehaltsabrechnungen gemacht hat, der mindestens 133.000 Beschäftigte bis zum 30. September 2025 betrifft.

Der Rückstand umfasst alle Transaktionen, die nicht innerhalb der vorgegebenen Service-Standards bearbeitet wurden.

„Das ist sehr wichtig, denn wenn der Rückstand nicht vor der Umstellung auf Dayforce behoben wird, besteht das Risiko, dass bestehende Fehler übernommen werden und die Wirksamkeit des neuen Systems beeinträchtigen“, heißt es im Bericht.

Der Bericht erwähnt, dass die Regierung Anfang des Jahres den Zeitrahmen für die Umstellung der Abteilungen und Behörden auf Dayforce um etwa drei Jahre verkürzt hat, was die Zeit zur Beseitigung des Rückstands „erheblich“ reduziert.

Dies wurde zum Teil unternommen, um die „Komplexität und Kosten“ zu verringern, die durch den gleichzeitigen Betrieb zweier Zahlungssysteme über mehrere Jahre entstehen würden.

„Es wird entscheidend sein, dass Public Services and Procurement Canada frühzeitig Risiken erkennt, diese regelmäßig überwacht und mindert, die durch den verkürzten Zeitplan entstehen könnten, um Zahlungsprobleme wie bei der Einführung von Phoenix zu vermeiden“, so der Bericht.

Das Phoenix-Zahlungssystem, das 2016 eingeführt wurde, zentralisierte die Gehaltsabrechnung für die meisten Bundesangestellten. Einige Beschäftigte erlebten seitdem erhebliche Verzögerungen bei Zahlungen, während andere unterbezahlt, überbezahlt oder gar nicht bezahlt wurden.

Der Bericht kommt zu dem Schluss, dass das Treasury Board of Canada Secretariat „nur langsame Fortschritte“ bei der Vereinfachung der Gehaltsregeln erzielt hat.

Weiter heißt es, Public Services and Procurement Canada passe Dayforce so an, dass es auch ohne vereinfachte Gehaltsregeln funktioniert. Die Regierung habe drei maßgeschneiderte Anwendungen in Auftrag gegeben, die Ottawa jährlich etwa 4 Millionen Dollar kosten würden.

„Beamte erklärten, dies sei notwendig, damit die langsamen Fortschritte bei der Vereinfachung die Einführung des neuen Zahlungssystems nicht behindern“, heißt es im Bericht.

Der Bericht weist zudem darauf hin, dass die geschätzten Kosten von über 4,2 Milliarden Dollar für die Ablösung von Phoenix durch Dayforce vorläufig sind und keine Ausgaben für die Umstellung der einzelnen Abteilungen und Behörden enthalten.

Für die Konfiguration und Testung von Dayforce erhielt Public Services and Procurement Canada im Jahr 2025 eine zweijährige Finanzierung von 565,9 Millionen Dollar.

Der Bericht ergänzt, dass die Regierung im September 2025 detaillierte Kostenschätzungen erarbeitet.

Bei einer Pressekonferenz am Montag erklärte Generalrevisorin Karen Hogan, die Kostenschätzung von 4,2 Milliarden Dollar für die Umstellung auf Dayforce sei „vorläufig“ und sie rechne mit höheren tatsächlichen Ausgaben.

„Ich sehe dies als Chance für die Regierung, anders zu denken und nicht nur in einzelnen Bereichen“, sagte Hogan.

„Man muss bedenken, dass jede Abteilung und Behörde ihre Arbeitsweise und Prozesse ändern und sich umstellen muss – das verursacht Kosten.“

Joël Lightbound, Minister für Regierungsumgestaltung, öffentliche Arbeiten und Beschaffung, erklärte gegenüber Reportern am Montag, dass die Regierung von 2018 bis 2023 280 Millionen Dollar in die Ablösung von Phoenix investiert hat und bis 2027 weitere 566 Millionen Dollar veranschlagt sind.

„Die detaillierte Kostenermittlung der Umstellung wird derzeit auf Beamtenebene bearbeitet“, sagte Lightbound und fügte hinzu, dass er die Erkenntnisse des Generalrevisors akzeptiere.

Er betonte, dass das System vor der Umstellung fehlerfrei sein müsse und noch Arbeit zu leisten sei.

Anfang 2023 setzte Public Services and Procurement Canada laut Bericht das Ziel, den Rückstand aller Gehaltsabrechnungen, die ein Jahr oder älter sind, bis März 2026 zu beseitigen. Interne Berichte des Ministeriums bis September 2025 zeigen jedoch, dass das Ziel voraussichtlich nicht erreicht wird.

Jüngst änderte die Bundesregierung ihre Strategie von der vollständigen Beseitigung aller über ein Jahr alten Transaktionen hin zu einer ausgewogenen Priorisierung dreier Ziele.

Diese sind: den Rückstand bei den ersten Abteilungen und Behörden, die Dayforce übernehmen, zu beseitigen; alle neuen Transaktionen innerhalb der Service-Standards zu bearbeiten; und schrittweise den Rückstand bei allen anderen Abteilungen und Behörden abzubauen, beginnend mit den ältesten und finanziell bedeutendsten Transaktionen.

Zu den ersten Abteilungen, die 2027 Dayforce einführen sollen, zählen die Canadian Nuclear Safety Commission, Shared Services Canada und Public Services and Procurement Canada.

Der Bericht kritisiert, dass die Regierung die möglichen Nachteile ihres Plans, den Rückstand zunächst bei den ersten Dayforce-Nutzern zu beseitigen, nicht vollständig bewertet hat.

Sie empfiehlt, die Auswirkungen auf die später umzustellenden Abteilungen zu prüfen und zu berücksichtigen, wie zukünftige Ereignisse – etwa ein Rückgang der Bundesangestellten – die Anzahl neuer Gehaltsabrechnungen beeinflussen könnten.