Die lang ersehnte E-Mail »Einladung zum Vorstellungsgespräch« ist endlich da. Jetzt gibt es einiges zu tun: Webseite des Unternehmens zur Vorbereitung anschauen, Kleidung für den großen Tag heraussuchen, Schuhe zum Glänzen bringen und den eigenen Auftritt proben. Im ganzen Trubel darf nur nicht vergessen werden, dass der Termin zum Vorstellungsgespräch auch bestätigt werden muss.
Wann?
Der richtige Zeitpunkt für die Antwort auf die Einladung: Postwendend oder nach einer Nacht Schlaf? Je früher, desto besser ist die Devise. Eine frühe Antwort bringt dem Unternehmen und den Bewerber*innen Gewissheit. Außerdem schützt eine zeitnahe Antwort davor, die Terminbestätigung zu vergessen. Zeitnah heißt aber nicht, dass die Antwort-Mail überstürzt in der Bahn zwischen zwei Terminen geschrieben werden muss. Besser ist es, auf einen ruhigen Moment im Terminkalender zu warten und der Bestätigung die volle Aufmerksamkeit zu schenken.
Wo?
Welcher Kanal eignet sich am besten für die Beantwortung der Einladung zum Vorstellungsgespräch? Per Anruf oder E-Mail – das bleibt den Vorlieben der Bewerber*innen überlassen. Zusagen per Anruf erfordern häufig im Nachgang trotzdem eine Bestätigungs-Mail, damit alle
involvierten Personen des Unternehmens auf dem gleichen Stand sind. Auch den Bewerber*innen kann der Schriftwechsel als Merkhilfe dienen – gerade in der heißen Bewerbungsphase können mehrere Einladungen zu Vorstellungsgesprächen eintreffen. Hier sollte der Überblick nicht verloren gehen.
Wie?
Die Terminbestätigungs-Mail sollte alle Formalia einer offiziellen E-Mail beinhalten: Anrede und Grußformel dürfen nicht fehlen und ein »Dankeschön« schadet sicherlich nie. Es ist in Ordnung, die eigene Freude über die Einladung zum Vorstellungsgespräch in der Antwort-Mail auszudrücken – wichtig ist nur, dass es authentisch und ehrlich klingt, denn auf einer Schleimspur möchte niemand ausrutschen!
Das Unternehmen sollte aus der Signatur den vollständigen Namen der Bewerber*innen, sowie eine aktuelle Telefonnummer entnehmen können – für kurzfristige Änderungen auch unbedingt regelmäßig das eigene Mail-Postfach prüfen!
Bestehen Unsicherheiten bezüglich des Tonfalls der Antwort-Mail, hilft es, sich am Schreibstil des Unternehmens zu orientieren und lieber eine Stufe höflicher zu antworten.
Was?
Datum, Uhrzeit und die Art des Termins – also, dass es sich um ein Vorstellungsgespräch handelt – sollte in der Antwort-Mail auf gar keinen Fall fehlen. Auch ist hier Raum, um Fragen zu stellen: Welche Personen werden beim Vorstellungsgespräch anwesend sein? Wie viel Zeit wird für das Gespräch veranschlagt? Wie läuft das weitere Bewerbungsprozedere ab? Müssen Zeugnisse zur Begutachtung im Original mitgebracht werden? Und, und, und. Bei Gesprächen, die vor Ort stattfinden, ist es wichtig zu wissen, wo die Anmeldung erfolgt – im Sekretariat, beim Front Desk oder im Raum B580. Bei Online-Gesprächen muss im Voraus geklärt werden, welche Plattform beim
Gespräch genutzt wird, wann der Einladungslink versandt wird und wen man bei technischen Problemen kontaktieren kann.
Was tun bei Terminproblemen?
Vom Unternehmen vorgeschlagene Vorstellungstermine müssen nicht auf Biegen und Brechen freigeschaufelt werden – wenn bereits ein wichtiger Termin im Kalender steht, lässt sich mit Sicherheit eine alternative Lösung finden. Wichtig ist, dass Bewerber*innen sich schnellstmöglich beim Unternehmen melden und diesem Bescheid geben, dass es Terminprobleme gibt. Bei besonders vollen Terminkalendern ist es ratsam, mehrere Ersatztermine herauszusuchen und diese direkt vorzuschlagen. Tendenziell schreiben junge Bewerber*innen lieber E-Mails – bei kniffliger Terminfindung spart ein kurzer Anruf allerdings oft mehrere E-Mailwechsel und zeigt Eigeninitiative.